「時間を生み出す」スケジュール管理法を紹介!

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こんにちは、とまと(@Tomato_freeLife)です。

このブログでは、ライター×ブロガーのノウハウを紹介しています。

読者

時間がいくらあっても足りないよ~

とまと

副業していると、忙しいですよね。

時間は有限です。大切な時間を効率よく使いたいですよね。

時間を生み出す「スケジュール管理法」を紹介するよ

この記事は…

時間管理がニガテな人や忙しい人におすすめ!

時間を生み出す「スケジュール管理法」を紹介!

仕事の棚卸で時間を生み出せ!

目次

時間は生み出せる!

副業ライターにとって、スケジュール管理は言うまでもなく超重要

スケジュールが管理できないと、本業でも副業でも「しっちゃかめっちゃか」になりますよね。

実はちょっとした工夫で、効率的にスケジュール管理ができるし、時間を生み出すことができます。

ポイントは以下の2つ。

ポイント

スケジュール管理を極めれば、スキマ時間が見えてくる!

任せられる仕事はまかせよう!

スケジュールはPCで管理しよう

時間管理の方法にはいろいろありますが、僕は紙の手帳よりもPCのスケジューラーをおすすめします。

繰り返しの予定も入れれますし、コピーや変更も簡単にできます。

ちなみに、僕はOutlookのスケジューラーを使っています。これ一つで、本業も副業もプライベートも管理しています。

時間管理をしっかりすれば、スキマ時間を有効活用し、時間を生み出すことができます

とまと

ぼくは10年近くこの方法でスケジュール管理しています。

少しずつ調整して、今のスタイルを確立しました!

Outlookのスケジューラー

マイクロソフトのメールソフト「Outlook」には標準でスケジュール管理ソフトが附属しています。画面左下からメールとスケジューラーを切り替えることができます。

右上のメニューで日、稼働日(土日除いた1週)、週、月で切り替え可能です。

Gmailのスケジューラーもほとんど同じ機能だよ

実際のスケジュールの例

それでは、ある一週間のスケジュールを紹介します。

個人情報が含まれるので編集していますが、本業・副業・プライベートの全ての予定をここに含めています。

とまと

知人に見せたときにキモイと言われました(笑)

どうやってるの?

こんなキモイ(?)スケジュールをどうやって運用しているのでしょうか。

まず、以下の5つを基本ルールとして運用しています。

スケジュールの運用例

1.1時間/30分単位で設定

2.アラームを実際より短く設定

3.スケジュール変更は柔軟に

4.全てのスケジュールを一つにまとめる

5.定期的なスケジュールを設定

1.1時間/30分単位で設定

スケジューラーでは、長さ(時間)を自由に変えられます。

ぼくは基本的には1時間か30分単位のどちらかで設定しています。

2.アラームを設定

そして、1時間のマスでは40分、30分のマスでは10分のアラームをセットします。

仕事を続けていると集中力が切れて、効率が下がりますよね。

集中力が切れた状態で、だらだらと仕事を続けるのは非効率です。

このため、実際より短い時間で設定すれば、より効率的なアウトプットを目指せます。

この時に使うのがIKEAの置時計(KLOCKIS)。僕は2つを使い分けています。

白は10分、ブルーは40分に設定

3.スケジュール変更は柔軟に行う

スケジュールのとおり進めばよいですが、想定以上に時間がかかったり、突発的な仕事や電話などで中断することもあるでしょう。むしろ、スケジュール通りにいかないことが多いと思います。

そういう場合は、スケジュールを柔軟に調整します。

たとえば、スケジュール通りに予定が終わらない場合、別の時間帯にコピーして「いつやるか」をすぐに決めます

つまり、アラームが鳴るたびに、その予定を延長するのか、別の日に行うのかを検討します。

とまと

「一つの仕事を熱中するあまり、他のプロジェクトが疎かになっていた」という事態や、

「集中力が切れた状態で、だらだらと仕事を続けている状態」を避けるのが狙い

4.全てのスケジュールを集約

本業・副業だけでなく、プライベートの予定も可能な限り一つのスケジューラーに集約しましょう。

とまと

身体は一つしかないので、複数のスケジューラーを使い分けるのは意味ありません。

5.定期的なスケジュールを設定

上記のルールに加えて、ぼくは「定期的な予定」を設定しています。

週ごとの習い事や月一度の会議、報告書提出などの予定です。

<設定方法>

スケジュールに予定を入れたら、クリックすれば以下の画面が表示され、「定期的な予定にする」から設定できます。

設定画面は以下のとおり、日・週・月・年単位で設定できます。

1週間のスケジュールの実例

それでは、いよいよ(?)

実例として僕のスケジュールを紹介します。

グリーンは家事ですね。毎朝、シンク回りと洗い物の片づけをし、午後は曜日ごとに異なる場所を順繰りで掃除します。

オレンジは英会話学習。とまとは、NHKのラジオ英会話(大西泰斗先生)を3年以上継続してます。今はアプリで視聴できるのでいつでも聴けて便利です。

イエローは読書。自宅デスク横には積読スペースあり、仕事の合間などに読みます。プロジェクトとプロジェクトの切り替えタイミングで読んでます。

グレーは副業。平日は2コマ、土日は3コマ設定してます。こなせない量を受けると土日に副業コマが増加します。

パープルは子供との学習時間。平日は英語と算数を10分ずつ、週末はパソコン学習(プログラミングなど)、Youtube撮影・公開、バドミントンをしています。

「これだけで予定はびっちり、本業はいつするの?」なんて声が聞こえてきそうです。

上で説明した通り、「スケジュール上の1時間は40分、30分は10分」ですから、

実はまだ予定を加えることができます

とまと

アラームを短めに設定すれば、効率化して、少しずつ時間を生み出せるよ。

これを続ければ、「案件ごとにどのくらいかかるのか」が判断できるようにもなるよ。

月ごとのスケジュール

そしてレッドは土日のみ設定している「月単位の予定」です。

今は隔週の土か日で、ブログを書きだめしてます。

月1回で、某サイトへの依頼記事執筆(実名のため非公開)。月2回で、投資の運用状況見直し+増資。

月2回で、資料整理です。不要資料をメルカリで販売し、売れ残ったものは月末にブックオフへ。

第1土曜日:ブログ運営/記事をまとめて作成

第1日曜日:資料整理(メルカリ)

第2土曜日:某キュレーションサイトの投稿

第2日曜日:投資・運用状況確認

第3土曜日:運営/記事をまとめて作成

第3日曜日:投資・運用状況確認

第4土曜日:資料整理(ブックオフ等)

第4日曜日:ブログ運営/記事をまとめて作成

それ、自分でやる必要はある?

いかにスケジュールを見直しても、本業+副業のダブルワークでは壮絶に忙しくなることもあるでしょう。

その時に、考えるのが仕事の棚卸(いわば、仕事のリストラ)です。

「その仕事、本当に自分でやるしかないですか?」

「他の人に任せることはできませんか?」

と自問してください。

とまと

任せられる仕事は、思った以上にたくさんあるよ!

ライターの仕事のほとんどは自己完結できるのですが、探せばアウトソースできるものも多くあります。

たとえば「テープ起こし」や「校正」などですね。

ぼくは、大型案件などでは、一部を他のライターさんに依頼することもあります。

そういった、自分を支えるチームを作れば、優先したい仕事に全集中できます。

テープ起こし

テープ起こしは、僕もよく依頼しています。

1分あたり120円、1時間では7200円とリーズナブル。ライター友達の中でも利用者は多いです。

校正

僕は、友人の校正者にお願いすることが多いですが、「AI校正」というのが最近注目されています。

試してみる価値はあると思います。

文賢はおすすめするコメントが多いです。

(文・とまと)

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とまと
ブログを書くことが好きな副業ライターです。副業ライターで、これまで20冊著書を出版してきました。普段は、本業の出版社で働きつつ、自分のペースで副業ライターをしています。

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